Hvordan integrerer vi factoring med Visma Net?

Denne artikkelen vise hva du må forholde deg til som bruker av integrert factoring og hva løsningen gjør.

Hva gjør integrasjonen?

Uansett hvilken factoring selskap du bruker vil flyten i integrasjonene er være lik. filformatet og overføringsmetoden varierer noe.

Integrasjonen sjekker en gang om dagen om det har kommet nye faktura som skal overføres til factoring, finnes det nye faktura blir disse eksportert og pakket i rett filformat, deretter sendes de automatisk til factoringselskapet. Når fakturaene blir eksportert blir de samtidig lagret i en egen liste, denne listen "husker" integrasjonen til dagen etter (24-30 timer etter oversendelse) og oppretter så et betalingsbilag per faktura for å lukke postene. Betalingsbilaget som genereres flytter også postene til oppsatt fordringskonto mot factoringselskapet (f.eks. Kredit 1500 Kundefordringer, debit 1510 Fordringer DNB factoring).

Kriterier for å overføre poster

Integrasjonen overfører i utgangspunktet alle postene, men vi har også mulighet til å sette kriterier på betalingsmetode. Dette må avtales ved oppsettet og også settes opp på riktig måte inne Visma

Betalingsmetoder

Betalingsmetoder kan velges på kunde eller faktura nivå, dette for å velge hvilke kunder som skal overføres til factoring eller hvilke faktura som skal oversendes. Skal du velge dette på fakturaen må dette settes før du oppdaterer faktura dette for at fakturaen skal få riktig KID beregning.

VIKTIG: betalingsmetode må velges på fakturaen før fakturaen er oppdatert.

Her velger man på kunde: Huk av for "Er standard" så vil denne brukes for alle faktura som blir opprettet.

betalingemetode

Når avkryssingen er på vil det stå her:

Kundekort

På fakturaen kan du velge her: (dette må gjøres før den er oppdatert)

Faktura

Lukking av poster og flytting av fordringer

1. Oppretter betalingsbilag: Ser du på fakturaen 30t etter at den er overført vil du se at den har fått påført et betalingsbilag.

1.

2. Integrasjonen kobler betalingen
Betalingen knyttes mot kunden som er fakturert og lukkes med oppsatt fordringkonto.

2

3. Integrasjonen flytter fordringene

Integrasjonen benytter oppsatt balansekonto for å betale fakturaene som er sendt over, ved å gjøre dette flyttes fordringene fra 1500 Kundefordringer, til 15xx Factoring (for eksempel 1510 DNB fordringer)

3

Hva gjør du?

Oppretter faktura på akkurat samme måte som før:

4

Kreditnota behandles på samme måte som faktura, denne reduserer da fordringene dere har mot factoringselskapet automatisk.

Endringer på faktura er ikke mulig etter at de er oppdatert i Visma Net, med unntak av forfallsdato. Trenger du å endre forfall på faktura må dette også gjøres i nettportalen til factoringselskapet.

Viktig å passe på

Faktura som blir opprettet og datert tilbake i tid lenger en 30 dager vil ikke bli overført automatisk.

Integrasjonen er satt opp til å vente 24 timer etter overføringen før postene lukkes. Det er likevel greit å påse at alle fakturaene faktisk har nådd kunden. Sender du faktura på mail må du huske på at mail ikke sendes automatisk fra systemet før du har satt automatikk på dette. Sender du faktura via autoinvoice kan du sjekke raskt i fakturaoversikten ved å sette på filter her:

5

Sett visningen til "vis alle" og huk av for "vis avsluttede, planlagte og annullerte" for å vise fakturaene som er blitt lukket av integrasjonen ( husk at disse lukkes 24 timer etter overføringen)

6

Sett filter på "Send til Autoinvoice" kolonnen til "Sant"

7

Og "Sendt til Autoinvoice" kolonnen lik "Usant"

8

Denne visningen vil nå vise faktura som skulle vært sendt til Autoinvoice, men av en eller annen grunn ikke er blitt sendt.

Flere spørsmål om hvordan dette virker rettes til 4U@cloudconnection.no