Denne artikkelen forklarer hvordan du behandler inngående fakturaer i fakturainnboksen.
I fakturainnboksen mottar man elektroniske fakturaer (via. EHF og skanningtjenesten). Fakturaene matches automatisk med leverandører registrert i Visma.net ERP, denne matchingen skjer ved å sjekke organisasjonsnummer og kontonummer på fakturaen som er mottatt mot det som ligger på leverandørkortet.
Du finner innboksen ved å gå til menyvalget: Leverandørreskontro > Behandling > Fakturainnboks.
Her vil du se tre innboks-statuser som kan filtreres på:
- Ny = Nye inngående fakturaer som er klare for viderebehandling.
- Blokkert = Nye inngående fakturaer som systemet ikke har klart å koble mot en leverandør. Man må eventuelt opprette og knytte leverandøren til fakturaen før viderebehandling.
- Feil = Nye inngående fakturaer som har avvik på fakturabeløp/varelinjer, noe som må rettes opp i før fakturaene kan viderebehandles.
Tips: Markér fakturalinjen og klikk på "Vis detaljer" hvis du ønsker å se nærmere informasjon om fakturaen, samt tilhørende PDF-utskrift.
![FI1](https://4u.cloudconnection.no/hubfs/1Christoffer/Fakturainnboks/FI1.png)
Hvordan behandle fakturaer med status "Ny"?
Fakturaer med status "Ny" har fått tilknyttet en leverandør og er klare for å viderebehandles i systemet.
Man har følgende behandlingsvalg:
- På vent = Inngående faktura blir opprettet, men satt med dokumentstatus "på vent". Dette gir muligheten til å foreta endringer på fakturaen før den sendes til godkjenning og/eller bokføres.
- Oppdater = Inngående faktura blir opprettet og bokført med en gang. Ingen endringer er mulig.
- Send til Approval = Inngående faktura blir opprettet og sendt til Approval for godkjenning.
- Unnta fra behandling = Inngående faktura blir ikke opprettet og ignoreres fra videre behandling.
Huk av gjeldende fakturaer og klikk på "Behandle" når fakturaer skal behandles.
![FI2](https://4u.cloudconnection.no/hubfs/1Christoffer/Fakturainnboks/FI2.png)
Hvordan behandle fakturaer med status "Blokkert"?
Som nevnt tidligere, har blokkerte fakturaer ikke klart å finne en tilhørende leverandør. Det kan være på grunn av avvik mellom gammel og ny leverandørinformasjon. Eller at leverandøren rett og slett ikke eksisterer i systemet.
Start med å sjekke om leverandøren finnes i leverandørregisteret. Klikk under kolonnen "Leverandør" for å søke etter firmaet (leverandørens firmanavn ser man under kolonnen "Importert leverandørref").
![FI3](https://4u.cloudconnection.no/hubfs/1Christoffer/Fakturainnboks/FI3.png)
Hvis du ikke finner en leverandør å knytte mot fakturaen, kan du opprette et nytt leverandørkort ved å markere gjeldende faktura og klikke på "Opprett leverandør".
Systemet vil ta leverandørinformasjonen fra den elektroniske fakturaen og automatisk fylle ut et nytt leverandørkort. Dobbeltsjekk at alt stemmer og lagre.
![FI4](https://4u.cloudconnection.no/hubfs/1Christoffer/Fakturainnboks/FI4.png)
Den nye leverandøren vil nå bli tilknyttet fakturaen og systemet vil gjenkjenne denne koblingen til neste gang.
Klikk på lagre-knappen slik at fakturaen endrer status fra "Blokkert" til "Ny".
Følg deretter veiledningen for hvordan man behandler fakturaer med status "Ny" (se ovenfor).
![FI5](https://4u.cloudconnection.no/hubfs/1Christoffer/Fakturainnboks/FI5.png)