Denne artikkelen vise hva du må forholde deg til som bruker av integrert factoring og hva løsningen gjør.
Hva gjør integrasjonen?
Uansett hvilken factoringselskap du bruker vil flyten i integrasjonen være lik, filformatet og overføringsmetoden varierer noe.
Overføring til factoring skjer automatisk hver ettermiddag mellom kl 1530 og 1630. Alle fakturaer og kreditnotaer som er oprettet siden dagen før, har status Åpen og ikke er blitt overført tidligere, blir eksportert og pakket i rett filformat deretter overføres til factoringselskapet.
Mellom 24 til 48 timer etter overføring, skjer lukking av poster automatisk. Integrasjonen lager en kundebetaling mot faktura og kunderefusjon mot kreditnota som lukker den åpne posten.
Disse lukkes da mot oppsatt fordringskonto.
(f.eks. Kredit 1500 Kundefordringer, debit 1510 Fordringer factoring).
Kriterier for å overføre poster
Fakturering skjer på vanlig måte i Visma.net, man oppretter utgående faktura, oppdaterer og
fakturerer. Det er samme rutine som om man fakturerer uten factoring.
Ved kreditering, må kreditnotaen ligge Åpen, skal ikke matches. (Integrasjonen lukker postene).
Fakturadato kan ikke være eldre enn 1 måned tilbake.
Alle åpne fakturaer og kreditnotaer overføres i utgangspunktet til factoring.
Om man ønsker å utelukke fakturaer fra å bli overført, kan man sette opp dette.
Dette skjer ved at kun fakturaer med gitte betalingsmetoder overføres. Merk at det må oppgis til din Visma.net partner for konfigurering på integrasjonen. De kan også bistå med oppsett i Visma.net.
Betalingsmetode oppsett
Betalingsmetode kan velges på kunde eller fakturanivå, dette for å velge hvilke kunder som skal overføres til factoring eller hvilken faktura som skal oversendes. Skal du velge dette på fakturaen må dette settes før du oppdaterer faktura dette for at faktura skal få riktig KID beregning.
Her velger man på kunde: Huk av for "Er standard" så vil denne brukes for alle faktura som blir opprettet.
Når avkryssingen er på vil det stå her:
På fakturaen kan du velge her: (dette må gjøres før den er oppdatert)
Lukking av poster og flytting av fordringer
1. Oppretter betalingsbilag: Ser du på fakturaen 24 til 48 timer etter at den er overført vil du se at den har fått påført et betalingsbilag.
2. Integrasjonen kobler betalingen
Betalingen knyttes mot kunden som er fakturert og lukkes med oppsatt fordringkonto.
3. Integrasjonen flytter fordringene
Integrasjonen benytter oppsatt balansekonto for å betale fakturaene som er sendt over, ved å gjøre dette flyttes fordringene fra 1500 Kundefordringer, til 15xx Factoring (for eksempel 1510 fordringer factoring)
Hva gjør du?
Oppretter faktura på akkurat samme måte som før:
Kreditnota behandles på samme måte som faktura, denne reduserer da fordringene dere har mot factoringselskapet automatisk.
Endringer på faktura er ikke mulig etter at de er oppdatert i Visma.net, med unntak av forfallsdato. Trenger du å endre forfall på faktura må dette også gjøres i nettportalen til factoringselskapet.
Viktig å passe på
Faktura som blir opprettet og datert tilbake i tid lenger en 30 dager vil ikke bli overført automatisk.
Integrasjonen er satt opp til å vente 24 timer etter overføringen før postene lukkes. Det er likevel greit å påse at alle fakturaene faktisk har nådd kunden. Sender du faktura på mail må du huske på at mail ikke sendes automatisk fra systemet før du har satt automatikk på dette. Sender du faktura via autoinvoice kan du sjekke raskt i fakturaoversikten ved å sette på filter her:
Sett visningen til "vis alle" og huk av for "vis avsluttede, planlagte og annullerte" for å vise fakturaene som er blitt lukket av integrasjonen ( husk at disse lukkes 24 timer etter overføringen)
Sett filter på "Send til Autoinvoice" kolonnen til "Sant"
Og "Sendt til Autoinvoice" kolonnen lik "Usant"
Denne visningen vil nå vise faktura som skulle vært sendt til Autoinvoice, men av en eller annen grunn ikke er blitt sendt.
Flere spørsmål om hvordan dette virker rettes til 4U@cloudconnection.no