Denne artikkelen forklarer hva ulike feilstatuser i fakturainnboksen betyr og hva som skal gjøres når du får de ulike feilmeldingene.
For at du skal se de ulike feilmeldingene i fakturainnboksen må du legge til statusfeltet statusårsak. Trykk på kolonnekonfigurasjon (markert med rød firkant)
Velg deretter feltet statusårsak som ligger til venstre og flytt det over til høyre feltetog flytt det deretter oppover slik at det kommer øverst. Trykk deretter på OK knappen.
Statusårsaksfeltet vises nå og de ulike feilmeldingene som kommer frem vil jeg forklare under. Ved Behandling av inngående fakturaer hender det at fakturaer havner på Status feil.
I noen av tilfellene blir det opprettet et bilagsnummer likevel. Dersom det ligger et nummer i Referansefeltet har det blitt opprettet et bilag. For at den inngående fakturaen skal forsvinne fra feil går du inn på bilaget, fikser det som er feil, og sender fakturaen til godkjenning eller oppdaterer det.
Feilmelding 1: "The amount to be posted on the rounding account (beløp) exceeds the limit (beløp) specified on the generel Ledger."
Systemet har ikke klart å plassere mva riktig, og plasserer da hele beløpet på avrundling ( Felt til høyre oppe i hodet på fakturaen). Fjern beløpet som ligger i avrundingsfeltet. Legg deretter riktig nettobeløp på linjen og koble på riktig avgiftskode.
Feilmelding 2: "The total of created invoice doesn't match the total of the document from the inbox. Please review the invoice. Total invoice amount 41801,60: Total inbox amount 52252,00"
Den hovedsaklige grunnen til at man får denne feilmeldingen er at det er en scannet faktura som inneholder flere avgiftssatser. Da må man splitte opp beløpet som er på linjen i 2 linjer og legge inn riktige avgiftskoder og riktig netto beløp for hver avgiftsskode. Når fakturaen sendes på flyt eller oppdateres forsvinner den fra feil i fakturainnboksen.
Feilmelding 3: "AP Document with this Vendor Ref already excist for this Vendor-see document "
Når denne feilmeldingen kommer betyr det at fakturaen allerede ligger i systemet. Feilmeldingen sier også hvilket fakturanummer dette gjelder.
Sjekk at det faktisk er et duplikat ved å gå inn på fakturanummeret feilmeldingen refererer til. Dersom dette stemmer kan fakturalinjen slettes fra fakturainnboksen.